Agregue personas a mano: usted decide, no un algoritmo

¿Dónde agrego a alguien?

Abra Personas en la aplicación. El personal que puede gestionar personas ve un botón Agregar persona en la parte superior del directorio, junto a Hogares. El formulario solo exige una cosa: un nombre. Nombre de pila, apellido o nombre para mostrar, cualquiera de los tres basta. Si deja el nombre para mostrar en blanco, FlockConnect lo construye a partir del nombre de pila más el apellido.

Todo lo demás en el formulario es opcional, así que usted puede guardar a una persona sabiendo solamente su nombre de pila y completar el resto conforme la vaya conociendo. Al guardar, FlockConnect lo lleva directamente al perfil de la persona nueva. Agregar personas es un permiso, no algo dado: el botón Agregar persona aparece para el propietario de la cuenta y para los administradores con acceso a personas, mientras que los compañeros de cuidado trabajan desde una vista limitada a las personas que les fueron asignadas.

• Solo se requiere un nombre: de pila, apellido o para mostrar. Todo lo demás puede esperar hasta que usted lo sepa.
• Adulto, Niño o Aún no lo sé: usted elige el tipo de persona. FlockConnect nunca lo decide por usted.
• La decisión de facturación está en el formulario: contar, excluir o decidir más tarde. Decidir más tarde es el valor predeterminado y significa que la persona no cuenta.
• Las personas nuevas comienzan como Activas. Archivarlas después las quita del conteo de facturación y es reversible.
• Los hogares son registros aparte: agregue personas como miembros con un rol de adulto, niño, tutor, cónyuge u otro.
• Las personas capturadas a mano quedan marcadas como capturas manuales, revisadas desde su captura, y aparecen en su directorio de inmediato.
• El formulario manual no revisa duplicados. La revisión de duplicados corre durante la importación de CSV, cotejando correo electrónico y teléfono.

¿Qué pide el formulario?

Tres grupos breves. Nombre es la parte ya cubierta arriba. Contacto guarda un correo electrónico y un número de teléfono, ambos opcionales; el formulario mismo señala que se usan para formularios, recordatorios y la revisión de duplicados durante las importaciones, así que lo que llene ahora rinde fruto después.

Perfil es donde viven las decisiones de criterio: un tipo de persona, un estado de recién llegado, un idioma preferido para la persona (inglés, español, tailandés o lao), una fecha opcional de cuándo se unió a la iglesia y la decisión de conteo para el plan. Las siguientes secciones toman una por una las dos decisiones que más importan.

¿Quién decide si es adulto o niño?

Usted. El tipo de persona tiene tres opciones: Adulto, Niño y Aún no lo sé, y Aún no lo sé es el valor predeterminado. El formulario no tiene campo de fecha de nacimiento ni un corte por edad que decida esto por usted: una persona es adulto o niño porque usted lo indicó, nunca porque un algoritmo lo adivinó.

La elección importa para la facturación. Solo las personas marcadas como adultos pueden llegar a contar para su plan, y los niños quedan excluidos del conteo de facturación de forma predeterminada. Aún no lo sé es un lugar seguro donde descansar: alguien que se queda ahí nunca cuenta para su factura hasta que usted regrese y decida.

¿Qué es la decisión de conteo de facturación?

Cada registro de persona lleva un ajuste de facturación con tres opciones: contar para el plan de adultos activos, excluirla de él o decidir más tarde. Decidir más tarde es el valor predeterminado, y significa que la persona no cuenta. FlockConnect nunca adivina, y el valor predeterminado siempre se inclina a su favor.

Una persona solo cuenta para su plan cuando las cuatro condiciones se cumplen: marcada como adulto, con estado activo, marcada para contar y no archivada. Si falta cualquiera de ellas, no cuenta. La guía de facturación por adultos activos enlazada abajo recorre el modelo completo.

¿Qué hay de los estados y del archivado?

Dos ideas distintas comparten la palabra estado. El estado de recién llegado describe a la persona: Recién llegado, Recurrente, Establecido o Aún no lo sé, con Aún no lo sé como valor predeterminado. El estado activo describe al registro: cada persona que usted agrega a mano comienza como Activa, y al editarla más tarde puede establecer Activa, Inactiva o Archivada.

Archivar conserva el registro pero saca a la persona de su directorio de Personas y de su conteo de facturación, sin importar sus demás ajustes. También es reversible: desarchive a alguien y el registro vuelve a estar activo. Las personas inactivas tampoco cuentan para su plan.

¿Cómo funcionan los hogares?

Un hogar es un registro propio con el nombre que usted elija, administrado desde la página de Hogares junto al directorio de personas. Después de crear uno, usted agrega personas como miembros, cada una con un rol en el hogar: adulto, niño, tutor, cónyuge u otro.

El rol en el hogar describe cómo encaja alguien en esa casa. Es independiente de su tipo de persona y no cambia su conteo de facturación, así que marcar a alguien como tutor en un hogar deja cada decisión de facturación exactamente donde usted la fijó en su registro de persona.

¿Cómo convive la captura manual con las importaciones?

Están hechas para convivir. Las personas que usted agrega a mano quedan marcadas como capturas manuales, igual que las personas importadas quedan etiquetadas con la importación que las trajo, de modo que la procedencia de cada registro queda clara. Las personas capturadas a mano también quedan marcadas como revisadas en el momento en que usted las guarda, porque usted mismo escribió cada campo, y aparecen en su directorio de personas de inmediato.

Una advertencia honesta: el formulario manual no revisa duplicados. La revisión de duplicados vive en la importación de CSV, que coteja cada fila con el correo electrónico y el teléfono de todas las personas que ya están en su iglesia, incluidas las capturadas a mano, y señala las probables coincidencias antes de que algo se confirme. Así que si alguien pudo haber llegado ya por una importación, búsquelo en Personas antes de agregarlo de nuevo. Mezclar los caminos es normal: muchas iglesias sincronizan desde Planning Center o importan un CSV una vez, y luego agregan personas a mano semana a semana.