Migrar de Notebird a FlockConnect, paso a paso

Antes de empezar: exporte en el orden correcto

Sacará dos archivos de Notebird: su gente y sus notas de cuidado. Notebird llama Updates a sus notas pastorales. Exporte ambos antes de cancelar cualquier cosa, porque después de que termina una suscripción de Notebird su acceso queda limitado y los datos se eliminan en un par de meses. Exporte primero, cancele después.

Los pasos de abajo son rápidos, pero uno de ellos tiene una trampa que deja fuera en silencio sus notas más antiguas. Se señala con lenguaje muy claro y aparece primero en la lista para que no se le pase.

• Importante: en la exportación de Updates, cambie el rango de fechas de "Last 90 Days" a "All Time", o las notas más antiguas se pierden en silencio.
• Exporte desde Notebird antes de cancelar; el acceso y los datos desaparecen después de que termina la suscripción.
• Paso 1: Reports, People, exportar como CSV.
• Paso 2: Reports, Updates, poner el rango en "All Time", ejecutarlo como Org Owner o Admin, exportar como CSV.
• Las notas restringidas se excluyen a menos que un Owner o Admin ejecute la exportación, y los adjuntos no se pueden exportar en absoluto.
• Paso 3: las exportaciones de Milestones y Tasks son archivos de referencia opcionales hoy.
• Paso 4: importe el CSV de Personas en FlockConnect; corresponda columnas, vista previa, revise duplicados, apruebe.
• Paso 5: suelte ambos archivos en el importador de Notebird; sus notas se convierten en historial de cuidado con fecha retroactiva, emparejadas con cada persona, con una verificación de "All Time" y un botón de Deshacer. ¿Prefiere la opción asistida? Un toque nos envía sus archivos.

Paso 1: exporte sus Personas desde Notebird

En Notebird, abra Reports, elija People, y exporte el reporte como CSV. Este archivo lleva nombres, los datos de contacto que Notebird muestra en la exportación, cumpleaños y aniversario, estado civil, grupos, y el Custom ID. Los domicilios salen como un solo campo combinado en lugar de columnas separadas de calle, ciudad y estado, lo cual está bien, el importador de FlockConnect lo maneja.

Paso 2: exporte sus Updates, y ponga el rango en All Time

En Notebird, abra Reports y elija Updates. Esta es la joya de la corona: el texto completo de sus notas pastorales con sus fechas y tipos. Antes de exportar, mire el selector de rango de fechas. Viene con "Last 90 Days" por defecto. Debe cambiarlo de "Last 90 Days" a "All Time", o cada nota de más de 90 días queda fuera del archivo en silencio. Este es el paso que la gente hace mal, así que hágalo primero y confírmelo antes de exportar.

Dos cosas más que debe saber. Ejecute esta exportación como Org Owner, Admin o Care Admin, porque las notas restringidas o confidenciales se excluyen en silencio cuando la ejecuta un usuario con menos permisos. Y los adjuntos no se pueden exportar de Notebird en absoluto, así que cualquier archivo adjunto a una nota se queda en Notebird y no viene. Una vez que el rango diga "All Time" y lo esté ejecutando con el rol correcto, exporte el reporte como CSV.

Paso 3: exporte Milestones y Tasks, si los usa

Estos dos son opcionales. Si depende de los Milestones de Notebird, exporte también ese reporte, y ponga su rango en "All Time" de la misma forma. Los cumpleaños y aniversarios llegarán a los registros de sus personas en FlockConnect; otros tipos de hitos aún no tienen un hogar, ya que FlockConnect no tiene una función de hitos hoy, así que conserve ese archivo.

Si usa los Tasks de Notebird, también puede exportarlos. El historial de tareas no se importa de forma limpia hoy por cómo funcionan las asignaciones, así que trate la exportación de Tasks como un archivo de referencia por ahora, no como algo que viene por su cuenta.

Paso 4: importe sus Personas a FlockConnect

En FlockConnect, abra el importador de CSV y suba el archivo de Personas del Paso 1. El importador lee sus columnas, le deja corresponder cada una con un campo de FlockConnect, muestra una vista previa, y marca los probables duplicados. Nada se agrega hasta que usted lo apruebe. El campo de domicilio combinado se corresponde con una sola línea de dirección, y el Custom ID se conserva para que pueda rastrear un registro de vuelta a Notebird.

Cómo funciona el importador en detalle, incluyendo la correspondencia de columnas y la revisión de duplicados, está en la guía de importación de CSV.

Paso 5: traiga usted mismo el historial de sus notas en la app

El historial de sus notas pastorales ahora lo importa usted mismo. Abra el importador de Notebird en FlockConnect, suelte ambos archivos de los Pasos 1 y 2, y el importador reconoce cuál es cuál por usted. Su gente entra primero, y luego sus Updates se convierten en historial de cuidado con fecha retroactiva: cada nota se empareja con la persona correcta por nombre y correo, y conserva su fecha y tipo originales. Nada se escribe hasta que usted confirme, y hay un botón de Deshacer si quiere revertir una importación.

El importador también vigila la trampa del rango de fechas: si su archivo de Updates parece cubrir solo unas semanas, se detiene y le pregunta si eligió "All Time" antes de continuar, para que no pierda en silencio notas más antiguas. Si alguna nota no se puede emparejar con una persona, se le muestra en una lista en lugar de descartarse en silencio.

¿Prefiere que lo hagamos nosotros? El importador tiene una opción de un toque para enviarnos sus dos archivos, y nosotros traemos su historial por usted. De cualquier forma, conserve seguro el archivo de Updates hasta que la migración esté confirmada.