Migrar de Notebird a FlockConnect, paso a paso

Antes de empezar: exporte en el orden correcto

Sacará dos archivos de Notebird: su gente y sus notas de cuidado. Notebird llama Updates a sus notas pastorales. Exporte ambos antes de cancelar cualquier cosa, porque después de que termina una suscripción de Notebird su acceso queda limitado y los datos se eliminan en un par de meses. Exporte primero, cancele después.

Si su iglesia usa Planning Center, su gente ya está en FlockConnect, así que el archivo de Updates es el único que necesita. El archivo de Personas es opcional: agréguelo también si quiere que sus cumpleaños, aniversarios y domicilios se completen donde FlockConnect no tiene ninguno, o si quiere que cada nota encuentre a su persona por Notebird ID y no por nombre.

Los pasos de abajo son rápidos, pero uno de ellos tiene una trampa que deja fuera en silencio sus notas más antiguas. Se señala con lenguaje muy claro y aparece primero en la lista para que no se le pase.

• Importante: en la exportación de Updates, cambie el rango de fechas de "Last 90 Days" a "All Time" y presione Apply, o las notas más antiguas se pierden en silencio.
• Exporte desde Notebird antes de cancelar; el acceso y los datos desaparecen después de que termina la suscripción.
• En ambos reportes, abra Show/Hide Columns y marque Notebird ID. Viene oculta por defecto, y empareja cada nota con la persona correcta.
• Paso 1: Reports, People, marcar Notebird ID y Relationships, exportar como CSV.
• Paso 2: Reports, Updates, elegir "All Time" y presionar Apply, marcar Notebird ID, ejecutarlo como Org Owner, Admin o Care Admin, exportar como CSV.
• Las notas restringidas se excluyen a menos que un Org Owner, Admin o Care Admin ejecute la exportación, y los adjuntos no se pueden exportar en absoluto.
• Paso 3: omita Milestones (los cumpleaños y aniversarios llegan con el archivo de Personas); una exportación de Tasks es un archivo de referencia por ahora.
• Paso 4: en FlockConnect, abra Personas y elija Importar. Agregue su archivo de Personas, revise el plan y sus grupos, y luego agregue su archivo de Updates. Si su gente llegó desde Planning Center, basta con el archivo de Updates. Las personas que ya están aquí se completan, nunca se duplican; las familias se convierten en hogares; usted ve con quién queda cada nota antes de escribirla; hay una verificación de "All Time" y un botón de Deshacer. ¿Prefiere la opción asistida? Un toque nos envía sus archivos.

Paso 1: exporte sus Personas desde Notebird, con el Notebird ID

En Notebird, abra Reports y elija People. Antes de exportar, abra Show/Hide Columns y marque Notebird ID. Viene oculta por defecto, y es la columna que le permite a FlockConnect emparejar cada nota con la persona exacta, aun cuando dos personas de su iglesia comparten el nombre. Marque también Relationships, para que las familias lleguen juntas, Notes si guarda notas en los perfiles de las personas, y Gender y Membership Date si los usa. Luego exporte el reporte como CSV.

Esto es lo que se trae de ese archivo: el nombre de cada persona, un correo y un teléfono (primero su correo personal y su celular, y los del trabajo cuando Notebird solo tiene esos), su domicilio, cumpleaños, aniversario, fecha de membresía, género y Notebird ID. Notebird escribe el domicilio en dos líneas; el importador lo separa en calle, ciudad, estado y código postal cuando termina con un estado y un código postal de Estados Unidos, y si no, conserva cada carácter en una sola línea. Un cumpleaños que Notebird guardó con el año 1900 es uno al que nunca se le puso año, así que FlockConnect conserva el mes y el día y lo muestra sin año. Los grupos de cada persona también se traen: cada grupo de Notebird puede unirse a un grupo que ya está en FlockConnect (incluidos los de Planning Center), convertirse en un grupo nuevo o quedarse atrás, y usted elige para cada uno. A partir de Relationships, los cónyuges y los hijos que viven con ellos se convierten en hogares; quien ya está en un hogar se queda donde está. El campo Notes del perfil de una persona llega como una nota sobre esa persona, que ven el propietario de la cuenta y los administradores con acceso a Cuidado, nunca los compañeros de cuidado. El estado civil no se trae por ahora, así que conserve este archivo.

Paso 2: exporte sus Updates, y ponga el rango en All Time

En Notebird, abra Reports y elija Updates. Esta es la joya de la corona: el texto completo de sus notas pastorales con sus fechas y tipos. Antes de exportar, mire el selector de rango de fechas. Viene con "Last 90 Days" por defecto. Debe cambiarlo de "Last 90 Days" a "All Time" y luego presionar Apply, o cada nota de más de 90 días queda fuera del archivo en silencio. El selector muestra un número junto a cada rango, y el número junto a "All Time" es cuántas notas debe tener su archivo. Este es el paso que la gente hace mal, así que hágalo primero y confírmelo antes de exportar.

Luego abra Show/Hide Columns también en este reporte y marque Notebird ID, la misma columna que marcó en People. Con ella, cada nota encuentra a su persona por ID en lugar de por nombre. Marque también Created By, y cada nota dirá quién de su equipo la escribió.

Dos cosas más que debe saber. Ejecute esta exportación como Org Owner, Admin o Care Admin, porque las notas restringidas o confidenciales se excluyen en silencio cuando la ejecuta un usuario con menos permisos. Como esas notas sí vienen en el archivo, el historial importado solo lo ven el propietario de la cuenta y los administradores con acceso a Cuidado, y el importador se lo muestra antes de escribir nada. Los compañeros de cuidado nunca ven las notas traídas de Notebird. Y los adjuntos no se pueden exportar de Notebird en absoluto, así que cualquier archivo adjunto a una nota se queda en Notebird y no viene. Una vez que el rango diga "All Time" y lo esté ejecutando con el rol correcto, exporte el reporte como CSV.

Paso 3: omita Milestones; exporte Tasks solo como referencia

No necesita el reporte de Milestones de Notebird. Los cumpleaños y aniversarios que contiene llegan con su archivo de Personas, al registro de cada persona en FlockConnect. Otros tipos de hitos aún no tienen un hogar, ya que FlockConnect no tiene una función de hitos hoy.

Si usa los Tasks de Notebird, también puede exportarlos. El historial de tareas no se importa de forma limpia hoy por cómo funcionan las asignaciones, así que trate la exportación de Tasks como un archivo de referencia por ahora, no como algo que viene por su cuenta.

Paso 4: traiga todo con el importador de Notebird

En FlockConnect, abra Personas y elija Importar. Eso abre el importador de Notebird, que recibe ambos archivos y reconoce cuál es cuál. Agregue primero su archivo de Personas, si va a traer uno. Antes de escribir nada, el importador le muestra el plan: cuántas personas son nuevas, y cuántas ya están en FlockConnect, por ejemplo porque llegaron desde Planning Center. Alguien que ya está aquí nunca se agrega dos veces. El importador solo completa lo que le falta a su registro, como un cumpleaños, un aniversario o un domicilio cuando no tiene ninguno, y el nombre, el correo y el teléfono se quedan tal como los tiene Planning Center. Empareja a alguien por su cuenta cuando es la única persona aquí con ese nombre y nada en ninguno de los dos registros lo contradice, y le muestra en una lista cada una de esas coincidencias para que las revise y desmarque. Cuando no puede estar seguro, por ejemplo con dos personas aquí del mismo nombre, se lo pregunta, una pregunta por persona. Si sus personas llegaron desde Planning Center, solo trae a sus personas de Notebird sobre las que ya están aquí: quien esté en su archivo y no en FlockConnect, por lo general alguien archivado en Notebird, queda fuera y aparece en una lista, y puede elegir agregarlo. El plan también enlista cada grupo de su archivo con una respuesta inicial: unirse al grupo que ya está aquí con el mismo nombre, crear un grupo nuevo o dejarlo atrás (las listas propias de Notebird, Acquaintances, Family, Friends, Co-workers y Neighbors, empiezan como dejarlo atrás). Cambie la que quiera antes de agregar a su gente. Quien se agrega a un grupo de Planning Center se agrega solo en FlockConnect; la lista de Planning Center no cambia.

Luego agregue su archivo de Updates. Si agregó un archivo de Personas, sus notas esperan a que esa gente esté adentro, porque cada nota se une a una persona. Antes de escribir una sola nota, el importador le muestra con quién quedará cada una: empareja primero por Notebird ID y luego por nombre. Cada nota asignada solo por el nombre aparece en una lista para que la revise, y puede desmarcar cualquiera que no sea la misma persona. Un nombre que comparten dos personas distintas de Notebird, como alguien archivado hace años y alguien que todavía asiste, siempre se pregunta, nunca se adivina. Un nombre que no encuentra aparece con las personas de FlockConnect que más se le parecen, para que elija a la persona correcta, o deje fuera esas notas y las descargue en un archivo para traerlas después. Cuando hay muchos nombres así, algo común si archivó a muchas personas en Notebird, la lista se abre con los nombres que tienen más notas, muestra cuándo se escribió la nota más reciente de cada uno y le deja escribir un nombre para encontrar al resto. Cada nota conserva su fecha y tipo originales y se convierte en historial de cuidado con fecha retroactiva. Un Update cuyo tipo sea Note o Update, o no tenga tipo, entra como una Nota: una entrada que se escribió, no una visita ni una llamada, así que nunca cambia la fecha de último contacto de nadie.

El importador también vigila la trampa del rango de fechas: si su archivo de Updates parece cubrir solo unas semanas, se detiene y le pregunta si eligió "All Time" antes de continuar, para que no pierda en silencio notas más antiguas. También le muestra quién verá las notas importadas: las ven el propietario de la cuenta y los administradores con acceso a Cuidado, nunca los compañeros de cuidado. También puede elegir Solo yo, y entonces solo usted y los propietarios de la cuenta las ven. Cualquiera de las dos opciones se puede cambiar después en Importaciones que has hecho, en la misma página. El archivo no indica qué notas eran restringidas o confidenciales, así que todas reciben la misma opción. Nada se escribe hasta que usted confirme, y cada importación que haga queda en una lista con un botón de Deshacer, aun después de salir de la página y volver. Deshaga sus notas antes que a su gente, ya que las notas están vinculadas a ella. Volver a traer el mismo archivo de Updates es seguro: una nota que ya está aquí no se agrega una segunda vez.

¿Prefiere que lo hagamos nosotros? El importador tiene una opción de un toque para enviarnos sus dos archivos, y nosotros traemos su historial por usted. De cualquier forma, conserve seguros ambos archivos hasta que la migración esté confirmada.