Invite a su equipo: líderes de la iglesia y acompañantes de cuidado con el acceso correcto

¿Quién puede enviar invitaciones?

El propietario de la cuenta siempre puede invitar. Los líderes de la iglesia pueden invitar solo si tienen el permiso de gestión de usuarios. Esa regla se aplica en la base de datos misma, no solo en la interfaz, así que rige en todos los lugares donde las invitaciones pueden crearse, listarse o revocarse.

Enviar o revocar una invitación también es un paso delicado, así que FlockConnect le pide primero un segundo paso de verificación a quien lo hace, como se describe más abajo. Los dos roles que usted puede invitar son líder de la iglesia y acompañante de cuidado. El rol de propietario de la cuenta no se otorga por invitación.

• El propietario de la cuenta siempre puede invitar; los líderes de la iglesia necesitan el permiso de gestión de usuarios. Ambas reglas se aplican en la base de datos.
• Se pueden invitar dos roles: líder de la iglesia y acompañante de cuidado. El rol de propietario de la cuenta no se otorga por invitación.
• Vincule una invitación a una persona existente para que, al aceptar, su inicio de sesión se una al registro que usted ya tiene, en lugar de comenzar un duplicado.
• Las invitaciones salen por correo electrónico, y el mismo enlace de aceptación se le muestra para copiarlo si el correo no llega.
• La persona invitada debe iniciar sesión con la dirección de correo invitada, así que un enlace reenviado no puede ser reclamado por nadie más.
• Los enlaces expiran a los 14 días y funcionan una sola vez. Las invitaciones pendientes pueden revocarse en cualquier momento.
• Enviar o revocar una invitación pide un segundo paso de verificación, y una verificación sirve por 24 horas; aceptarla nunca lo pide, para ningún rol.
• Cuando una invitación es aceptada, quien la envió ve una tarjeta en Inicio, y recibe un correo salvo que desactive esa notificación. Ambos son para quien puede asignar personas en Cuidado.
• Cada invitación creada, aceptada o revocada se escribe en el registro de auditoría.

¿Qué puede ver y hacer cada rol?

El propietario de la cuenta ve a cada persona de su iglesia y es el único rol que puede administrar la facturación. Las notas de cuidado siguen la decisión de su autor incluso para el propietario: el propietario lee las notas compartidas con los propietarios de la cuenta y las suyas propias, pero nunca una nota que otra persona guardó como Solo yo. Los líderes de la iglesia ven lo que sus permisos les permiten, y los permisos son granulares: Personas, Cuidado, Grupos, Formularios y Estadísticas son cada uno independiente, igual que la gestión de usuarios, las integraciones, Collie (siempre consultivo: nada de lo que redacta llega a un miembro hasta que una persona lo aprueba), las respuestas sensibles de formularios, la exportación de datos, las señales de donativos y las conexiones de calendario. Darle a alguien acceso a los formularios no le entrega también las notas pastorales.

Los acompañantes de cuidado tienen un alcance acotado, no amplio. Ven únicamente a las personas que les fueron asignadas mediante una asignación de cuidado directa, por hogar, por grupo o por ministerio, y su propio perfil; pueden registrar el cuidado de las personas asignadas. Ese límite se aplica en la base de datos, así que un acompañante de cuidado que navega la aplicación simplemente no recibe el registro de nadie más. Los ajustes de toda la iglesia siguen siendo terreno del propietario y de los líderes de la iglesia.

¿Dónde encaja un anciano de la iglesia? La mayoría de las iglesias invita a sus ancianos como líderes de la iglesia con Acceso completo, de modo que ven toda la iglesia y llevan asignaciones de cuidado. Una iglesia que prefiere un carril más acotado puede invitar a un anciano como acompañante de cuidado y asignarle a las personas bajo su cuidado. La guía de asignaciones de cuidado explica qué cambia una asignación para cada rol.

¿Cómo envío una invitación?

Vaya a la Configuración y abra Equipo. Escriba la dirección de correo electrónico de la persona, elija el rol (el rol de acompañante de cuidado es el predeterminado) y agregue un nombre para mostrar opcional, que define cómo aparecerá en su iglesia. Para un líder de la iglesia también elige un nivel de acceso, con Acceso completo como punto de partida. Después cree la invitación.

Si la persona ya está en su lista de personas, por una importación o por captura manual, vincule la invitación a ese registro con el selector de Vincular a un miembro existente. Vincular es lo recomendado: al aceptar, su inicio de sesión se une al registro que su iglesia ya tiene, con su historial incluido, en lugar de comenzar un duplicado. El selector también le dice con claridad cuando un registro tuvo antes un inicio de sesión que fue revocado, para que usted pueda revocar la invitación si eso no es lo que pretendía.

FlockConnect envía el correo de la invitación por usted y también le muestra el mismo enlace de aceptación para que lo copie. Si el correo no está configurado o el envío falla, se lo dice con claridad y usted puede compartir el enlace por su cuenta. FlockConnect guarda solo una huella del secreto del enlace, nunca el enlace en sí, de modo que la base de datos no contiene enlaces de invitación utilizables.

¿Qué sucede cuando aceptan?

El enlace abre una página de invitación que saluda a la persona invitada con el nombre de su iglesia y le dice quién la invitó. Inicia sesión, o crea una cuenta, con la dirección de correo que recibió la invitación, confirma que es mayor de 18 años y acepta los términos y la política de privacidad, y luego elige Aceptar invitación. El correo tiene que coincidir exactamente con la invitación, así que un enlace reenviado o filtrado no puede ser reclamado por nadie más que la persona que usted invitó.

Al aceptar, FlockConnect conecta su cuenta con su iglesia con el rol que usted eligió. Si usted vinculó la invitación a una persona, su inicio de sesión se une a ese registro existente, con su historial incluido; si no, se crea un registro de persona nuevo para ella. Cada enlace funciona una sola vez. Una invitación que ya fue aceptada no puede usarse de nuevo, e invitar por accidente a alguien que ya está en su equipo no creará un duplicado.

Usted sabrá que funcionó. Cuando una invitación que usted envió es aceptada, aparece una tarjeta en su pantalla de Inicio, y FlockConnect también le envía un correo, salvo que desactive esa notificación. Ambos le piden que elija a quiénes acompañará el nuevo miembro del equipo, así que solo le llegan si usted puede asignar personas en Cuidado. Hasta que usted le asigne a alguien, la primera pantalla de un nuevo acompañante de cuidado dice que usted agregará personas a su cuidado, con un video de 30 segundos del rol, así ninguno de los dos queda preguntándose qué sigue.

¿Cuándo le pide FlockConnect un segundo paso de verificación?

Aceptar una invitación nunca pide un segundo paso de verificación, y tampoco el trabajo de todos los días dentro de la aplicación después. Al aceptar, un líder de la iglesia llega a una página que le ofrece configurar dónde recibir sus códigos, con un enlace para omitirlo por ahora; un acompañante de cuidado va directo a su página de Cuidado.

FlockConnect lo pide solo antes de un paso delicado, como invitar a alguien al equipo, revocar una invitación, cambiar el rol o los permisos de alguien del equipo o exportar datos, y una verificación le sirve por 24 horas. Si todavía no tiene una forma de recibir sus códigos, FlockConnect le ayuda a configurarla en ese momento: una aplicación de autenticación, un mensaje de texto (solo a celulares de EE. UU.) o un correo electrónico. El correo es lo más sencillo, pero también lo menos seguro. La regla es la misma para todos los roles, y no hay un ajuste aparte para los acompañantes de cuidado.

¿Cómo funcionan la expiración y la revocación?

Cada enlace de invitación expira a los 14 días de haberse creado. Un enlace expirado deja de funcionar para cualquiera que lo siga. Si un enlace caduca, simplemente envíe una invitación nueva.

Usted puede revocar cualquier invitación pendiente desde la lista en Equipo, y un enlace revocado deja de funcionar desde ese momento. Revocar es lo correcto cuando un correo salió a la dirección equivocada o usted cambia de opinión sobre un rol.

¿Qué queda registrado?

La lista de invitaciones muestra el estado de cada una, pendiente, aceptada, revocada o expirada, junto con cuándo se creó y cuándo expira. Más allá de la lista, cada invitación creada, aceptada o revocada escribe una entrada de auditoría que registra quién actuó, el correo invitado, el rol y el nuevo estado.

Esos eventos también aparecen en el historial de seguridad propio de cada persona en la Configuración, junto a sus eventos de MFA y de permisos. Así que el rastro no es solo para el propietario: un nuevo miembro del equipo puede ver cuándo aceptó, y un líder de la iglesia puede ver las invitaciones que envió.